De Deadline Nadert… Werk Jij Al Volledig Digitaal?

Dit jaar wordt de eerste Nederlandse digitale notariële akte een feit. Zoals je waarschijnlijk weet, is het vanaf 1 augustus 2021 namelijk mogelijk om online een BV op te richten. Jouw rol als notaris blijft bij het oprichtingsproces cruciaal; alleen is afspreken met cliënten op locatie niet meer nodig. In deze blog bespreken we wat de gevolgen zijn voor het notariaat. Want wil je nog even afwachten of voorop lopen?

De Europese Richtlijn digitalisering oprichting en inschrijving van kapitaalvennootschappen, verplicht de lidstaten om een oprichting van een besloten vennootschap (BV) volledig digitaal mogelijk te maken. Dit geldt ook voor de verdere levenscyclus van de BV. Vaak denken ondernemers dat zo’n oprichting een langdurig en ingewikkeld proces is. Dat hoeft echter allang niet meer zo te zijn, blijkt ook uit de cijfers. Want een BV oprichten zonder fysieke tussenkomst van een notaris of jurist is in 2020 toegenomen met 19%. Dat constateerde het bedrijfsdienstenplatform Firm24.

Alle akten digitaal?

Het volledig digitaal oprichten van een BV is de eerste stap. Maar naar verwachting zal op den duur iedere notariële akte online kunnen worden opgesteld en ondertekend. Uiteraard zullen veel cliënten nog moeten wennen aan dit idee, het adopteren van zo’n vernieuwing kost dan ook tijd.

Alle digitale ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor het notariaat en zijn medewerkers. Uit een onderzoek van Deloitte blijkt dat – van alle huidige werkzaamheden van de notaris – 40% gedigitaliseerd kan zijn in 2030. De vraag is of jouw notariaat wacht of nu alvast inspeelt op deze digitalisering.

Wat zijn essentiële componenten om ervoor te zorgen dat jij, maar ook je medewerkers klaar zijn voor het notariaat van de toekomst?

Digitale veiligheid

De privacyregelgeving verplicht je persoonsgegevens op passende wijze te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Naast dat de ICT-systemen en -verbindingen op technisch niveau beveiligd moeten zijn, zouden er ook organisatorische maatregelen moeten worden genomen. En dit laatste punt kan een valkuil zijn.

Betrokken medewerkers

Hoe zorg je ervoor dat ook de medewerkers zich bewust zijn van het belang van digitale veiligheid? Als iemand van het personeel letterlijk ‘de deur’ open laat staan en zichzelf – en daarmee het notariaat – niet goed beveiligt, loop je een groter risico om slachtoffer te worden van cybercrime. In onze nieuwe whitepaper staat een handige checklist voor een steengoede technische beveiliging van je digitale kantoor.

En denk ook aan de impact van digitalisering op de medewerkers. Vernieuwingen vragen misschien wel om andere vaardigheden. Is er wellicht scholing nodig? Ook software werkt pas echt als jouw medewerkers het ook accepteren en adopteren…

Software is nooit af

Uiteraard is de juiste en meest up-to-date software onmisbaar om volledig digitaal te kunnen werken. Denk bijvoorbeeld aan: de digitale akte, de vernieuwde ketenintegratie voor het aanbieden van stukken bij het Kadaster (ELAN), koppeling nieuwe KvK-opgaveservice, UBO-register en diverse integraties. Onthoud: software is nooit af, de notaris en de maatschappij zijn zoals je merkt immers voortdurend in beweging.

De afgelopen jaren heeft het notariaat al heel wat automatiseringsslagen over zich heen gekregen. Grip hebben op alle veranderingen kan echter soms best lastig zijn. Wil je de touwtjes in handen hebben en houden? Lees dan deze whitepaper, waarin we onder ander antwoord geven op de vraag waaraan het notariaat van de toekomst moet voldoen.