Heemskerk & Feijen notarissen
Heemskerk & Feijen notarissen is een middelgroot notariskantoor (met 15 werkplekken) gevestigd in Den Haag. Het is een gevarieerde stadspraktijk die zich in de breedte oriënteert in voornamelijk de particuliere klant. Ze geven uitleg, maken complexe verhalen eenvoudig en brengen dit terug tot de kern. Persoonlijk, proactief en professioneel dus, precies wat ze ook zoeken in een automatiseringspartner.
We spreken met één van de twee gevestigde notarissen: Reinier Kleijne. Hij vertelt dat Heemskerk & Feijen notarissen het belangrijk vindt om mee te gaan met de technologische ontwikkelingen. “Met name de coronacrisis heeft het kantoor gedwongen snelle stappen te zetten om bijvoorbeeld ook videocalls met klanten te kunnen opzetten.”
Toe aan een maatwerkoplossing
In de zomer van 2020 is het kantoor volledig overgestapt naar werken in de Qu-Cloud. Maar Heemskerk & Feijen notarissen is al langer klant bij Quantaris. “Al vanaf 2006 werken wij samen. Voor de overstap naar Qu-Cloud werkten we ook al in de cloud, maar via een andere preferred IT-partner. “Mede vanwege het beter gegarandeerde veiligheidsaspect zijn we overgestapt naar Qu-Cloud van Quantaris,” vertelt Kleijne. Het notariskantoor was toe aan een veilige én betrouwbare maatwerkoplossing.
Over Qu-Cloud
Met gebruik van Qu-Cloud heb je als klant één aanspreekpunt voor alle ICT-gerelateerde zaken. Qu-Cloud is speciaal ingericht voor de gebruikers van Qu-Notary. Met Qu-Cloud heeft de notaris een eigen Cloudomgeving inclusief Qu-Notary en alle kantoorautomatisering die nodig is voor een efficiënt systeem.
De overstap
De implementatie naar Qu-Cloud verliep goed, vertelt Kleijne. “De overstap is soepel verlopen, ook de persoonlijke benadering van Independent-IT als implementatie partij vonden wij erg prettig. Degene met wie wij contact hadden in het voortraject bleef tijdens en ook erna ons eerste aanspreekpunt. Die aanpak heeft veel vertrouwen gewekt.”
De manier van werken bleef – omdat er al in de cloud werd gewerkt – voor de medewerkers nagenoeg hetzelfde. Wel hebben de medewerkers en ook Kleijne zelf ondervonden dat de omgeving stabieler werkt. Van vertragingsperikelen, die voor de implementatie van Qu-Cloud wel speelden, was geen sprake meer.
Hybride werken
Momenteel wordt er – we spreken Kleijne in februari 2021 – nog volop thuis gewerkt. “Dagelijks werken er nu zo’n 4 medewerkers thuis. We merken dat de meeste mensen het prettig vinden om het thuiswerken te combineren met werken op kantoor, daarom wisselen we elkaar af per dagdeel.”
Daarnaast vindt Kleijne de flexibiliteit die nu is ontstaan een grote meerwaarde. “Als je een veilige dataverbinding hebt, dan is het zelfs mogelijk om – wanneer je bijvoorbeeld voor een onderhoudsbeurt bij de autogarage bent – ook op die locatie je mail op je laptop te beantwoorden.”
De notaris verwacht dat het hybride werken ook na de coronacrisis doorzet. “Wanneer een medewerker een ziek kind thuis heeft, hoeft hij of zij geen vrije middag meer in te schieten. Ook heb ik gemerkt dat medewerkers alle verantwoordelijkheid nemen en eventueel ook na kantoortijden nog een dossier afronden, mocht dat noodzakelijk zijn.” Kleijne vult nog aan dat de balans hierin wel cruciaal is.
Besprekingen via Teams
Op dit moment vinden veel van de besprekingen met cliënten van Heemskerk & Feijen notarissen via Teams plaats. “Over het algemeen gaat dat heel goed, maar we merken dat het gesprek voornamelijk met oudere mensen soms wat lastiger verloopt. Toch denk ik dat na deze crisis een gedeelte van de afspraken met cliënten online blijft plaatsvinden.”
Cloudwatervrees?
Af en toe krijgt Heemskerk & Feijen notarissen vragen van cliënten over de veiligheid van een cloudomgeving. Sommige cliënten hebben daar namelijk hun twijfels over. “Dan leg ik uit dat het kantoor eerst een server op locatie had, maar dat toen de kans op inbraak groter was. Juist door gebruik te maken van de cloud is de beveiliging hoger en weten wij zeker dat wij altijd voldoen aan alle wettelijke eisen,” zegt Kleijne.
Samenwerking en wensen voor de toekomst
Heemskerk & Feijen notarissen is erg tevreden over de samenwerking met Quantaris. Updates verlopen goed en eventuele problemen zijn snel opgelost. Kleijne: “Voorafgaande aan de implementatie wordt een duidelijk plan gemaakt, en er wordt daarna ook echt gedaan wat er wordt beloofd. Quantaris is daardoor uitstekend in staat om te voorzien in een goed en solide systeem waardoor onze medewerkers hun taken zonder problemen kunnen uitvoeren.”
In de nabije toekomst verwacht het kantoor gebruik te kunnen maken van Qu-WebPortal waardoor cliënten via een beveiligde, afgeschermde omgeving online hun dossier en documenten kunnen inzien.