Werkdruk verminderen? Zo creëer je als notaris een efficiënt werkproces

Het KNB-congres ‘De kracht van veerkracht’ vroeg dit jaar aandacht voor veerkracht en mentale weerbaarheid binnen een notariaat. Er werd specifiek ingegaan op ondermijning, de poortwachtersrol en digitale veiligheid. Als notariële softwareleverancier was Managing Director Bas Mathon er namens Quantaris. In deze blog vertelt hij over zijn bevindingen en de highlights van het event.

Zelfbewust, veerkrachtig en weerbaar. Drie eigenschappen die erg belangrijk zijn voor een futureproof notariaat. Want het notariële vak vraagt soms veel van de beroepsgroep. Denk aan de druk die wordt ervaren vanwege de poortwachtersrol of door tuchtrecht en toezicht, maar ook aan cliënten die veeleisend zijn en soms zelfs foute zaken willen regelen. Met deze thema’s ging het jaarlijkse event van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) van start. Deelnemers konden hun verhaal kwijt, om samen inzichten uit te wisselen en tot mogelijke oplossingen te komen.

KNB-congres maakt het bespreekbaar

Er kwamen verschillende belangrijke onderwerpen aan bod. Veerkracht was, als het aan Bas ligt, hét perfecte thema. “Het onderwerp veerkracht is heel passend bij deze tijd. Het is goed om zicht te hebben op alle (negatieve) neveneffecten die het werk met zich meebrengt. Hoe word je futureproof? Als notariaat kom je op het gebied van weerbaarheid voor veel uitdagingen te staan, denk onder meer aan veilige en betrouwbare software of het zorgen voor een stabiele organisatie. Deelnemers kregen de ruimte om diep op de materie in te gaan, en dat maakte het congres ook heel waardevol.”

Poortwachtersrol: van een last naar een mooie uitdaging

Tijdens het congres besproken neveneffecten waren bijvoorbeeld digitale weerbaarheid en de poortwachtersrol die elk notariaat heeft. Bas vertelt er het volgende over: “In een digitale maatschappij moet je continu controleren met wie je communiceert en er zeker van zijn dat dit personen zijn met de juiste intenties. Bepaalde informatie mag nooit in de verkeerde handen terechtkomen. Deze poortwachtersrol wordt veelal gezien als een belasting voor het notariële werkproces. Tijdens het congres zijn we het gaan ombuigen naar een uitdaging die we samen als maatschappij moeten aangaan. Notarissen, de KNB, leveranciers en klanten zijn allemaal onmisbaar.”

Een weerbaar notariaat bereik je samen

In de middag kwam John van den Heuvel langs op het congres. De misdaadverslaggever wordt al jaren zwaar beveiligd vanwege bedreigingen uit het criminele circuit. Van den Heuvel, en ook de entourage om hem heen, maakte veel indruk op Bas. “De impact die de beveiliging van John van den Heuvel heeft, merk je gelijk als hij de zaal inloopt. Dat is ook een eye-opener voor de notaris. De huidige tijd dwingt je om strategisch na te denken over jouw weerbaarheid, ook op digitaal gebied. Die boodschap kwam ook terug in de verhalen die John vertelde.”

Quantaris ondersteunt elk notariaat optimaal

Voor Quantaris was dit congres erg informatief en ook vooral motiverend. “Als leverancier hebben we een grote verantwoordelijkheid als het gaat om alle onderwerpen die zijn besproken. Quantaris zorgt dat we op de hoogte blijven van de ontwikkelingen die we zorgvuldig met klanten communiceren. Aan de hand daarvan ontwikkelen we tools die elk notariaat optimaal ondersteunt. Zo draagt de sector op een productieve manier een steentje bij in een maatschappij die door digitalisatie sneller, efficiënter en ook complexer is geworden. Samen futureproof,” aldus Bas.

De aftermovie van het KNB-congres is hier te vinden. En wil je meer lezen over de diensten van Quantaris? Kijk dan hier!