Met deze 4 ICT trends kun je onbezorgd hybride werken

SmartLegal is een klein stadskantoor gevestigd aan de Wittevrouwensingel in Utrecht. Het kantoor – met drie medewerkers – werkt drie dagen per week actief aan familierecht en onroerendgoeddossiers voor particulieren. De overgebleven twee dagen helpt het kantoor andere notariskantoren met het creëren van een optimale bedrijfsvoering, met meer inzicht en minder burn-outs.

We spreken met notaris Richard van Leeuwen. Hij kent Quantaris al ruim 20 jaar en werkt dan ook een geruime tijd met de software. “Wij vinden het cruciaal dat onze klant niks merkt van de achterliggende systemen. Bij ons is daarom iedereen medewerker en klantenservice in één. We werken – samen – aan ieder dossier. Afspraken maken? Onze klanten kunnen het zelf via onze website. We werken efficiënt zodat we meer tijd hebben voor écht contact met klanten.”

Eén mailbox en één dashboard met alle dossiers

Richard vertelt dat er bij vergelijkbare kantoren zo’n acht medewerkers fulltime werken aan dossiers. SmartLegal realiseert hetzelfde met drie medewerkers in drie werkdagen. Hoe dat kan? “We hebben altijd inzicht: in wat we doen en in welke opdrachten we aannemen. Door ons zelfontworpen dashboard is in één opslag duidelijk wat de status is van een bepaald dossier en of er actie moet worden ondernomen.”

Het unieke van de aanpak van SmartLegal? Ze hebben maar één mailbox, die aan het eind van elke dag is bijgewerkt. “Alles wat we moeten en kunnen doen, doen we meteen. Dat is fijn voor ons, want we hebben geen kopzorgen, en fijn voor de klant, want we handelen snel, ” vult Richard aan.

Burn-out of mist er een bepaald inzicht?

SmartLegal helpt ook andere kantoren met de overstap naar deze werkwijze. Op bijeenkomsten spreekt Richard geregeld met andere notarissen en dan valt hem vaak één ding op: “Iedereen zit tot over zijn oren in het werk. Burn-outs liggen op de loer. Maar ontbreekt het niet ‘gewoon’ aan inzicht en sturing?”

Veel notariskantoren worstelen met dezelfde problematiek, zoals het draaiende houden van een kantoor, personeelstekort of een eventuele overname. Het gevolg? Stressfactoren lopen hoog op. Richard zegt hier het volgende over: “De oplossing voor deze problematiek uit zich in inzicht. Inzicht in werkzaamheden, statussen van dossiers en inzicht in werkzaamheden van het personeel, want waar is iedereen precies mee bezig en werken wij wel efficiënt?”

SmartLegal introduceert een andere manier van werken

Het start met de vraag: hoe draait de organisatie op dit moment? Zou het werk anders verdeeld kunnen worden? Richard vertelt dat taken vaak worden uitgesteld, net zo lang tot het een probleem is geworden. SmartLegal introduceert daarom een andere manier van werken.

Stap 1: terug naar de tekentafel

SmartLegal stelt verschillende vragen zoals: wat bied je aan? Waar ben je goed in? Wat voor medewerkers heb je in dienst en waar zijn zij goed in? Hier wordt het dienstenpakket op aangepast.
“We leren kantoren om nee te zeggen. Als je een opdracht aanneemt waar je misschien niet heel veel verstand van hebt, dan kost dat enorm veel uitzoekwerk en is het niet kostenefficiënt. Specialiseren is cruciaal, want dan wordt een kantoor steengoed in wat ze aanbieden, werken ze sneller en hebben ze meer tijd over voor de klant,” aldus Richard.

Stap 2: alles in kaart brengen

Er wordt één dag ingepland om alles in kaart te brengen. Denk aan: de werkwijze, de apparatuur, de software en de openstaande dossiers. Niets blijft meer in een mailbox of in een lade van een bureau achter.

Stap 3: installeren van het juiste gereedschap

“Dan installeren we het juiste gereedschap van Quantaris én onze tool waardoor elke medewerker in één dashboard ziet welke dossiers er zijn en wat de status daarvan is. Groen betekent goed, rood betekent in actie komen,” legt Richard uit.

Stap 4: formuleren instructies en monitoring

Daarna formuleert het kantoor instructies: hoe moeten de medewerkers vanaf nu te werk gaan? Ook blijft SmartLegal het dashboard monitoren, ze spreken medewerkers aan en eens in de zoveel tijd vindt er een evaluatie plaats. Na een paar maanden kan het kantoor de werkwijze zelfstandig voortzetten en dan heeft SmartLegal weer plek voor een nieuwe klant die ze kunnen helpen.

Stressloos werken, dat gun je iedereen

“Als de werkwijze bij een kantoor is geland, dan heeft iedere medewerker een overzichtelijke en stressloze werkdag. Opdrachten kunnen nu bewust aangenomen of afgeslagen worden en er kan bewust afgeschaald of opgeschaald worden”, aldus Richard.

De nieuwe werkwijze?Idealiter mét het gereedschap van Quantaris

SmartLegal heeft een bijzondere kijk op de markt, ze zijn progressief in hun wensen en ideeën. “Quantaris speelt snel in op deze ideeën en brengt ze in de praktijk met hun software-oplossingen. Deze wisselwerking vinden wij erg prettig.”

Ook op het gebied van efficiëntie is Richard tevreden. “De oplossingen zijn stabiel, overzichtelijk, het behoeft maar weinig kliks en je hebt geen gebruiksaanwijzing nodig. Dat maakt een notariskantoor flexibel en efficiënt.”

Is jouw kantoor ook toe aan een efficiënte werkwijze en wil je het overzicht weer terug? SmartLegal en Quantaris gaan graag in gesprek: wat zijn jouw doelen en wensen voor een toekomstbestendig notariskantoor?

Telefoon: 030 – 227 17 32
E-mail: info@smartlegal.nl
Contact – SmartLegal Notariaat